Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Aktive Kvinder Rudersdal

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål, ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Aktive Kvinder Rudersdal er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson:

Klubbens formand Lisbeth Rasmussen

Telefon: 30205535

Mail: lisethras@hotmail.com

Hjemmeside: https://aktivekvinderrudersdal.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger: Almindelige personoplysninger: navn, adresse,indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse
2. Oplysninger om frivillige og evt. ansatte: Almindelige personoplysninger:

• Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og mailadresse
• Andre oplysninger om private forhold eller faglige og personlige kvalifikationer, hvis det er relevant for det stykke arbejde, der udføres

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra dig, oftest pr direkte mail eller vores kontaktformular på hjemmesiden eller via mødetilmeldingervia vores samarbejdspartner NemTilmeld.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel). Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

• At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
• At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
• At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
• At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Opkrævning af kontingent og udsendelse af nyhedsbrev
• Som led i vores aktiviteter og ydelser
• Administration af din relation til os 

Formål med behandling af oplysninger om vores frivillige og evt. ansatte:

• Koordinering og håndtering af opgaver i foreningen
• Overblik over og udvikling af erfaringer og kompetencer
• Opfyldelse af lovkrav (fx kravet om at indhente børneattest på alle, som arbejder med børn under 15 år)
• Udbetaling af løn, rejsegodtgørelser, refusion og lignende
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af vores berettigede og legitime interesser, som er:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vores vedtægter, fx i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af dine forpligtelser som medlem og bruger af Aktive Kvinder Rudersdal, herunder kontingentbetaling mv.
• Planlægning og afholdelse af sociale arrangementer og aktiviteter
• Brug af situationsbilleder fra konkrete aktiviteter eller arrangementer med Aktive Kvinder Rudersdal
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af Aktive Kvinder Rudersdal
• At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som ansat.

Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig to år efter, at dit medlemskab er ophørt.

Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig et år efter, at dit frivillige arbejde er ophørt.

Ansatte: Af hensyn til vores lovmæssige forpligtelser opbevarer vi oplysninger om dig i fem år efter, at dit ansættelsesforhold er ophørt. Bogføringsbilag, herunder lønbilag, gemmes i fem år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget vedrører. 

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig (det er det, vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
• Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring (retten til indsigelse)
• Du har ret til at få udleveret dine oplysninger i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
• Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Ændringer af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre denne privatlivspolitik. Når vi foretager ændringer, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside. 

Læs vores Coronapolitik